Szacowany czas czytania: 10 minut

Problem z e-mailem i jego konsekwencje

Nieporządek, który rozprasza i przeszkadza

Często skrzynki pocztowe, wyglądają na bardzo zaśmiecone. Pomieszane są maile do zrobionia, z mailami, który są całkowicie nieistotne.

Tracimy czas i cierpią na tym rzeczy ważne

Zamiast skupić się nad tym co mamy ważnego do zrobienia, to zawsze się znajdzie coś na poczcie co nas wciągnie. Niektórzy nazywają takie twory jak email czy social media: “studnie uwagi bez dna”.

Nic dziwnego, że e-mail to jeden z największych złodziei czasu. Według analizy McKinsey, złe zarządzanie pocztą potrafi zająć 2,6 godziny każdego dnia. Jeśli chcesz poprawić produktywność – Twoja skrzynka pocztowa to dobre miejsce, żeby zacząć.

Dla kogo jest ten artykuł?

Dla freelancerów, przedsiębiorców, grafików, programistów, copywriterów, konsultantów i marketerów używających poczty gmail. Dla wszystkich nas, których praca nie polega ciągle na sprawdzaniu poczty, a mimo to e-mail kradnie nam całkiem spory kawałek dnia.

Dla kogo nie jest?

Jeśli poczta elektroniczna stanowi Twoje główne narzędzie pracy i potrzebujesz być cały czas „pod pocztą” to ten tekst nie jest dla Ciebie. Czyli jeśli pracujesz w obsłudze klienta (support, recepcja, sprzedaż) i czas reakcji na wiadomość jest kluczowy – możesz skończyć czytać w tym miejscu.

Jeśli nie pracujesz przy komputerze, i swoją skrzynkę sprawdzasz raz na kilka dni, wskazówki w tym tekście mogą uprzyjemnić korzystanie z poczty jednak nie zwiększą zbytnio twojej całościowej produktywności (ciężko optymalizować coś co trwa 15 min na tydzień :D)

System wysokiej produktywności – 0 inbox i 3 etykiety

Widzicie na poniższym screenie wygląd końcowy poczty już po dokonaniu metamorfozy (0 inbox i 3 etykiety). Wszystkie maile są już w swoich kategoriach i czekają na zajęcie się nimi w określonej porze dnia czy tygodnia. Efektem końcowym segregacji maili jest pusta skrzynka: odebrane, czyli tzw. “inbox 0”. W dalszej części maila pokazuję krok po kroku jak dokonać takiej metamorfozy.

System korzysta z tego, że każdy mail jaki do nas przychodzi, może być przeniesiony do jednej z 4-ech poniższych kategorii (etykiet).

Wszystkie możliwe typy maili:

Do zrobienia	Czekające na odpowiedź	Do przeczytania później	Inne: Archiwum, kosz
Maile wobec których coś musisz zrobić (odpisać, wykonać zadanie)	Maile, gdzie czekasz na odpowiedź od kogoś (np. napisałeś coś i czekasz aż ktoś ci odpisze)	Maile które mogą zawierać ciekawe informacje (np. newslettery itp.)	Maile, które oceniliśmy za nieprzydatne (np. oferty, aktualizacje regulaminów itp.)

Korzyści zaaplikowania systemu 0 inbox

• Przejrzystość i ładny wygląd. Poczta stanie się bardziej przejrzysta. To tak jak z ładnym mieszkaniem. Chcemy mieć porządek, aby lepiej się czuć w pomieszczeniu w którym spędzamy czas. Tak będzie z pocztą jeśli zastosujesz te zmiany. 
• Zaoszczędzanie czasu poprzez łączenie zadań w jeden blok czasowy. System zaoszczędzi Ci dużo czasu. Chodzi o to, że segregując poszczególne maile do różnych zakładek możesz podejść do jednego typu maili w jednym czasie. To tak jak z podlewaniem roślin lubisz podlewać wszystkie za jednym razem lub jak z odkurzaniem – wiesz, że efektywniej jest odkurzyć cały dom na raz. Tak samo tutaj z mailami, gdy masz maile z poszczególnej kategorii np. z kategorii do przeczytania czytasz wszystkie newslettery za jednym razem.
• Zaoszczędzanie czasu poprzez zajmowanie się większością maili tylko 1 raz. W tym systemie najczęściej zajmujesz się jakimś mailem jeden raz. Jeżeli już z nim coś zrobisz podczas segregacji, nie zawraca Ci on już potem głowy przy następnym podejściu do zajmowania się pocztą. 

Jak i kiedy segregować maile?

Pewnie zastanawiasz się jak będzie wyglądać twoja praca z mailem po zastosowaniu tego rozwiązania.

Twoim zadaniem będzie 1 lub 2 razy dziennie wejście na pocztę i posegregować maile do tych 4 kategorii (etykiet). Jak zrobić etykiety i jak do nich przenosić maile mówię później w dalszej części artykułu. Teraz opiszę każdą z tych 4 kategorii (etykiet).

Maile “Do przeczytania”

Wartościowe maile wrzucamy do etykiety „do przeczytania”. Wrzucając, do tej kategorii mam poczucie, że nic wartościowego się nie zmarnuje. Gdy wrzucimy maile do etykiety “do przeczytania” to łatwiej tego nie czytać i zająć się działaniami priorytetowymi. Wiemy że tam ten mail sobie jest i nie zginie. Wrócę do niego w odpowiednim czasie: 

• W trakcie tygodnia. Jeżeli w trakcie tygodnia czuje, że potrzebuje poczytać coś ciekawego wchodzę do etykiety do przeczytania. Robię czasami gdy czekam na coś np. w kolejce.
• Na koniec tygodnia. Siadam do tego konkretnie 1x na tydzień w weekend w czasie zaplanowanym na czytanie newsletterów. 

Maile “Do zrobienia”

• Zadanie wymagające mało czasu. W jednym momencie dnia, podczas segregowania maila, odpisuje na maile od razu jeśli coś jest małym zadaniem. Nazywam ten Administracyjny blok czasowy “Admin time”. 
• Zadania wymagające dużo czasu. Jeżeli to zadanie dotyczy naszego projektu i wymaga więcej niż kilka minut pracy wrzucamy to zadanie do naszego narzędzia do zarządzania zadaniami poszczególnych projektów (u mnie jest to Trello). Jeżeli będziemy zajmować się danym projektem to wtedy dopiero zajmiemy się tym działaniem. 

Maile “Czekające na odpowiedź”

• Gdy wyślę jakiegoś maila, dopóki nie dostaną odpowiedzi leży sobie on w kategorii „Czekające na odpowiedź”. Nic z tym mailem na razie nie muszę robić, czeka sobie spokojnie. 
• Czasami się tak, zdarza, że ktoś zapomni nam odpowiedzieć, dlatego 1x tydzień w poniedziałek, sprawdzam maile z tej etykiety “Czekające na odpowiedź”. Jeżeli ocenie że warto wysłać maila przypominającego, to wysyłam taką prośbą.

Maile “Inne” (archiwum, kosz)

Podczas segregowania możemy też zarchiwizować albo wyrzucić niepotrzebne maile:

• Archiwum (etykieta: “wszystkie”). Tutaj lądują maile, które oceniliśmy za nieprzydatne ale , które kiedyś może nam się mogą przydać. (np. aktualizacja regulaminów, nieprzydatne bilety).
• Kosz. Tutaj lądują wszystkie maile, które oceniamy za nieprzydatne i wiemy, że nam się do niczego nigdy nie przydadzą (np. oferty, informacje o nowościach itp.).

Jak krok po kroku zmodernizować pocztę do opisanego stanu

Jeżeli uważasz, że ten system ma sens i jesteś gotowy na zmiany, poniżej zamieściłem instrukcję jak tego dokonać.

Wszystkie kroki jak potrzebujesz wykonać i ich kolejność zaznaczyłem na poniższych screenach czerwonymi strzałkami i cyframi. Cały proces powinien zająć ok. 5-10 minut.

Wróć teraz na stronę główną

Wszystkie maila przychodzą Ci (jak wcześniej) do skrzynki odbiorczej.

Na poniższym screenie widzisz w jaki sposób za przesuwając segregować maile do poszczególnych kategorii (etykiet).

Jeżeli chcemy nadać odpowiednią etykietę przez smartphona:

Jeżeli chcesz wejść do poszczególnych etykiet wykonujesz te kroki:

Archiwizacja nie oznacza usunięcia wiadomości, wszystkie maile zarchiwizowane znajdziesz tutaj:

I poniżej zamieściłem instrukcje jak archiwizować maile na komórce:

Wszystko masz już gotowe! Możesz cieszyć się nowym efektywnym i pięknym system!

Działania usprawniające korzystanie z poczty

Poniżej zamieszczam jeszcze kilka działań jakie można wykonać, żeby uczynić pocztę jeszcze lepszym narzędziem do wspierania naszych celów.

Działania jednorazowe

Wypisz się z newsletterów. Przejrzyj maile z ostatniego okresu i pousuwaj się z newsletterów, których nie korzystasz (zawsze możesz się potem zapisać jeszcze raz).

Nawyki

• Nawyk regularnego wypisywania się z list mailingowych. Jeżeli dochodzą do ciebie jakieś maile, których nie czytasz to systematycznie zacznij usuwać się z takich newsletterów. 
• Stwórz sobie stały punkt dnia w którym wchodzisz na maila po to aby posegregować pocztę i w razie czego odpisać na krótkie zapytania.

Podsumowanie

To już wszystko w tym mailu. Jeżeli artykuł był dla Ciebie użyteczny możesz rozważyć podzielenie się nim, z kimś komu może się to też przydać.